7 points clés pour réussir son événement hybride

_{mise à jour : 20 sept. 2022}

Les événements hybrides sont dans l’air du temps : pratiques, conviviaux et innovants, ils sont une alternative intéressante aux événements traditionnels. Découvrons ensemble les 7 points clés pour réussir son événement hybride ! 

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

A cheval entre événement physique et digital, l’event hybride allie présentiel et distanciel, matériel et immatériel. Les participants peuvent ainsi y assister sur place ou à distance en fonction de leurs préférences et/ou disponibilités. Certains points clés permettent de réussir son événement hybride et ne sont pas à négliger.

Pourquoi organiser un événement hybride ?

De nombreuses raisons peuvent pousser une entreprise à organiser ce type d'événement. Par exemple, le nombre de participants : si celui-ci est élevé, une entreprise préférera répartir ses effectifs et donner l’accès aux collaborateurs éloignés par un live à distance.

Mais ce n’est pas tout ! Organiser un événement sous cette forme est une belle opportunité d’innover et de proposer de nouvelles façons de communiquer à votre audience (que ce soit vos collaborateurs, vos partenaires, vos clients…). Afin de faire participer votre public, qu'il soit à distance comme en physique et ainsi transformer votre événement en un réel moment de partage, il est alors intéressant d’intégrer des modules interactifs.

La flexibilité offerte par cette solution séduit les utilisateurs, qui peuvent assister en présentiel comme en distanciel à votre événement, à leur guise. Ainsi, si votre entreprise à portée nationale souhaite organiser une conférence à Paris, vos collaborateurs lyonnais ou lillois pourront y assister, interagir et participer  sans avoir à se déplacer : pratique, économique et écologique !

Quel type d’événement peut avoir lieu en hybride ?

La majorité des événements d’entreprise peuvent être convertis en hybride : assemblée générale, convention, keynote, team building, formation… Il suffit de bien anticiper votre organisation. Pensez au  nombre de participants, au moyen de diffusion de votre événement sur les réseaux…Si vous avez un doute ou besoin d’un accompagnement, contactez-nous et discutons-en !

Les 7 points clés pour réussir son événement hybride

Entrons dans le vif du sujet. Vous avez décidé de proposer un événement mi-distanciel mi-présentiel à votre audience et désirez désormais savoir comment procéder. Analysons ensemble les 7 points clés qui feront de celui-ci une réussite !

Les objectifs

Définir ses objectifs est toujours la première étape d’un projet. Et l’organisation d’un événement hybride n’échappe pas à la règle. Posez-vous ces questions : pourquoi ai-je décidé d’organiser cette convention/assemblée générale/etc. ? Et pourquoi ai-je décidé de digitaliser celle-ci ? Répondre à ces simples questions vous permettra d’y voir plus clair.

Définissez votre cible : cela va de paire avec vos objectifs et cela vous aidera à déterminer le ton, le contenu et la durée de votre projet.

L’organisation

Étape numéro deux pour un projet réussi : l’organisation. Vous pouvez décider de tout faire en interne ou de déléguer. L’avantage de faire appel à un prestataire externe est d’alléger votre charge de travail et de proposer un résultat plus calibré. L’organisation d’événements phygitaux est au cœur du métier des agences d’audiovisuel telles qu’AV Prod, et elles sauront prendre le relai pour vous.

L’organisation d’un tel événement doit être minutieuse, puisqu’elle comprend un nombre de critères important : le nombre de participants, la durée des interventions, la date, le lieu, l’envoi des invitations, le déroulement de l’événement, les modules d’interaction, les moments de pause et d’échanges… Tout un écosystème à penser et anticiper !

La technique

Plus encore que lors d’un événement en présentiel, la technique est un point à ne pas négliger. Le rendu visuel et auditif de vos interventions aura un fort impact sur l’implication des participants. En effet, un micro qui grésille ou un néon qui clignote aura tendance à déconcentrer votre audience. Alors pensez à soigner votre technique !

Le challenge supplémentaire d’hybrider son événement est l’aspect retransmission en direct. Cela ajoute des éléments techniques supplémentaires à prendre en compte. On y retrouve entre autres la connexion réseau, la régie, l’habillage vidéo ou encore la plateforme de diffusion.

La plateforme de diffusion

Vous pensez peut-être qu’un événement est hybride s’il est diffusé en direct, partagé sur une plateforme de streaming type YouTube ou Twitch. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’essence même d’un événement hybride est d’impliquer autant les participants à distance que ceux en présentiel par des modules d’interactions comme le chat par exemple. En plus d’un chat, il est également intéressant d’intégrer d’autres modules tels que le vote, le sondage ou encore un module de questions / réponses. Bien souvent des plateformes privées et personnalisées peuvent apporter ces avantages ; n’hésitez pas à contacter notre équipe pour avoir plus de détails sur notre solution MyEvent.

L’interactivité

Si vous optez pour une plateforme sur-mesure, vous pourrez facilement rendre vos événements participatifs. Donnez à votre public la possibilité d’interagir avec la scène, grâce aux modules de questions, tchat, votes, partage de photos, choix de la playlist, sondages… Les possibilités sont multiples !

L’après-événement

Un événement ne s’arrête pas une fois la diffusion terminée : offrez à votre audience la possibilité de voir ou revoir votre événement grâce à un replay. Cela permettra aux absents de visionner ce qu’ils ont manqué !  N’hésitez pas également à récupérer les statistiques de votre événement : nombre de connexions, temps de connexion, réponses au sondage… Grâce à cela, vous pourrez mesurer l’efficacité de votre événement et mieux anticiper votre prochain event hybride.

Le suivi

Dernier point clé de cette liste pour un événement hybride réussi : le suivi. Envoyez un mail de remerciement aux participants ainsi qu’un formulaire de satisfaction. C’est une étape souvent négligée, et pourtant ! Elle est indispensable pour s’améliorer lors de vos prochains événements. 

Prêt à sauter le pas de l’événement hybride ? Envie de savoir comment s'y prendre ? Téléchargez notre guide !